Voilà pourquoi vous devriez utiliser un logiciel de gestion de projet

Dans la plupart des cas, les commandes, au sein des entreprises, sont traitées avec des outils totalement inadéquats. Certains utilisent un tableau blanc pour organiser la semaine de travail des différents acteurs impliqués dans les projets, qui suivent les progrès sur une feuille Excel et qui simplement garde tout dans ta tête.Il est clair qu’aucune de ces modalités n’est orientée vers le partage d’informations et la collecte de données. Sans un outil de gestion de projet en ligne, il est très difficile d’organiser le travail efficacement et de surveiller constamment les temps et les coûts.

Partage d’informations

Pour la réalisation d’un projet, il est nécessaire que chaque personne concernée dispose de toutes les données dont elle a besoin et qu’elle puisse partager toutes les nouvelles informations qui apparaissent pendant le travail. Ils peuvent être de nature différente, tels que: les coordonnées du client, le matériel graphique, les notes, les courriels envoyés et reçus, les fichiers multimédias ou d’autres types de fichiers.

Planification des tâches et allocation des ressources

Un logiciel de gestion de projet vous permet de diviser chaque projet en une série de différents types de tâches qui peuvent être assignées à différentes personnes au fil du temps. Pour chaque tâche, il est également possible de définir une durée attendue, de suivre la progression et de vérifier si elle prend plus de temps que prévu, entraînant des retards dans l’exécution du travail.

Pour certains types de projets, il peut être utile de définir des dépendances entre les différentes opérations. Cela vous permet de suivre avec précision les progrès globaux qui peuvent être facilement calculés en évaluant la progression des tâches individuelles dans chaque bloc et en pondérant le poids.

Gestion du calendrier et des dates limites

Le calendrier est l’outil idéal pour organiser votre journée de travail et celle de votre équipe de travail. Un bon logiciel de gestion de projet doit permettre au gestionnaire de projet de planifier les tâches rapidement et avec précision, en tenant compte des activités déjà assignées et des priorités qui peuvent varier au fil du temps.

Gestion des coûts et des dépenses

Un logiciel de gestion de projet devrait être en mesure de calculer le coût lié au travail de ses employés et de garder une trace de toutes les dépenses découlant de l’achat de biens et services.

Cela permet d’obtenir un véritable équilibre de chaque travail qui permet de déterminer si un gain ou une perte a été produit. L’analyse des postes de dépenses par catégorie vous permet de faire des choix organisationnels tels que l’introduction d’un nouveau chiffre au sein du personnel à la place d’un consultant externe particulier.

Même après la fin d’un travail, il arrive que nous devions travailler parce qu’il y a des dysfonctionnements ou de nouvelles demandes du client.

Sans un logiciel de gestion de projet, le risque n’est pas de quantifier ces heures de travail et de ne pas remarquer le poids qu’elles ont pour l’agence. Au lieu de cela, en insérant toutes les demandes dans un logiciel, elles peuvent devenir des tâches et suivre le processus de planification, d’affectation, de traitement et de surveillance.

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