Comment scanner un document ?

Avant de rentrer trop profondément dans les détails, il vaut la peine d’explorer pourquoi les gens décident d’investir dans un scanner en premier lieu. Il se trouve que cet appareil est souvent utilisé comme une forme d’assurance. Les documents physiques peuvent être endommagés ou ternis avec une relative facilitée. Alors, que se passe-t-il si toutes les factures de votre entreprise sont perdues dans un incendie ou sont égarées d’une manière ou d’une autre ?  Soudain, vos dossiers sont incomplets et vous pourriez faire face à une lutte difficile pour remettre les choses en ordre. C’est vraiment là que la numérisation de documents prend tout son sens. Ceci dit, comment scanner un document ?
Étape 1 - Identifier les documents nécessaires
Bien qu’il n’y ait pas de réelle limite sur le nombre de documents que vous pouvez choisir de numériser, il se peut bien que vous ne souhaitiez que des versions numériques de certains fichiers. Donc, avant de charger tous vos classeurs et de les envoyer pour être scannés, prenez un peu de temps pour établir un ordre de priorité. Il est possible que vous puissiez numériser les documents, puis les détruire pour économiser de l’espace, ou que vous souhaitiez simplement des versions numériques de vos fichiers les plus importants. Cela dépendra de la volonté de votre entreprise.
Étape 2 - Choix du scanner bureautique
C’est l’une de vos décisions les plus importantes. Après tout, de nombreux facteurs doivent être pris en compte, notamment le prix et les témoignages. Vous voulez savoir que vos documents seront entre de bonnes mains et que le scanner de bureau est à la fois pratique et abordable. Jetez donc un œil à ce qui est proposé et choisissez en conséquence.
Étape 3 - Numérisation
Une fois que vous avez fait votre choix et rassemblé vos documents, il est temps de les remettre à la numérisation. Bien que le principe soit à peu près le même que l’utilisation d’un scanner de bureau standard, cela se fait à une échelle beaucoup plus grande.
Les documents sont introduits dans la machine, ce qui crée un rendu de qualité photographique de l’original. Ceci est réalisé en projetant une lumière brillante sur le papier, les photons résultants étant transformés en électrons qui cartographient ensuite l’image et ses différentes nuances. Bien que technique, elle est également extrêmement efficace.
Cela permet à des entreprises de scanner des milliers de documents individuelles en quelques heures. Ceux-ci peuvent ensuite être convertis en fichiers numériques et stockés en toute sécurité ou partagés selon les besoins. Il est important de noter que chaque document est enregistré en tant que fichier individuel, puis combiné dans un dossier collectif. Cela facilite le classement des documents en particulier si vous devez distribuer des fichiers à une date ultérieure.
Étape 4 - À-vous la numérisation
Une fois le processus de numérisation terminé, la décision sur ce qui arrive aux nouveaux fichiers numériques ainsi qu’aux documents physiques existants vous appartient entièrement. Comme mentionné précédemment, certains préféreront peut-être conserver les versions papier, tandis que d’autres préféreraient qu’ils soient détruits à l’aide d’un destructeur de documents. De même, il y a ceux qui voudraient les nouveaux fichiers immédiatement, tandis que d’autres sont peut-être plus enclins à les mettre en stockage sécurisé jusqu’à ce qu’ils soient nécessaires.

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11/05/2020 - 01:25

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